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PTA入会届の書き方｜任意加入に切り替えるときに必ず入れる5項目と文例

PTAを「入学と同時に全員が会員」から「入会届を出した人が会員」に切り替えるとき、最初に作るのが入会届です。形だけの入会届にしないために、入れておくべき項目は5つあります。

入会届に入れる5項目

1. 入会の意思表示：「本会の目的に賛同し、会員として入会します」のように、本人が入会を選んだことが分かる一文
2. 個人情報の利用への同意：何の情報を、何のために使うかを別紙で示し、それに同意する一文
3. 記入欄：保護者氏名、児童の氏名・学年・組、連絡先、記入日
4. 有効期間：「受け取った日から有効、卒業まで自動継続」など
5. 退会できること：「いつでも退会届で退会できる」と明記する

5の一文を入れるかどうかで、保護者の受け取り方は大きく変わります。退会の道が示されていると「任意」が言葉だけでないことが伝わります。

文例

〇〇小学校PTA 会長 様

私は、〇〇小学校PTAの目的に賛同し、会員として入会します。また、別紙「個人情報の取扱いについて」に記載の目的で、下記の情報をPTAが利用することに同意します。

保護者氏名／児童氏名・学年・組／連絡先／記入日

・入会は、この届を受け取った日から有効です。お子さまが卒業するまで自動で継続します。 ・退会はいつでも退会届で申し出ることができます。

よくある失敗

• 個人情報の説明を入会届の中に詰め込む：読まれません。別紙にして、入会届では「別紙に同意する」とだけ書く方が読みやすくなります。
• 規約と言葉がずれている：入会届で「卒業まで自動継続」と書いたのに、規約に資格の喪失の条文がない、といったずれは後で問い合わせの原因になります。規約改正と同時に作るのが安全です。
• 学校から受け取った名簿に入会届を照合する：学校からの名簿提供の扱いは自治体によって判断が分かれています。入会届で直接預かる形にすれば、どちらの立場でも問題になりにくくなります。

一緒に必要になる書類

入会届だけを先に配ると、「退会したいときは？」「非会員の子どもはどうなる？」という質問が集中します。退会届、個人情報の取扱いのお知らせ、非会員家庭への対応方針をセットで用意しておくと、問い合わせが減ります。

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