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PTAの個人情報取扱規則と同意書の作り方｜学校から名簿をもらわない設計

2017年5月の個人情報保護法の改正で、扱う個人情報の量にかかわらず、PTAも個人情報取扱事業者として法律の対象になりました。会員名簿を持つ以上、取扱いのルールを決めておく必要があります。

まず決めること：名簿をどこから受け取るか

学校がPTAに児童・保護者の名簿を渡してよいかは、自治体によって判断が分かれています。

• 東京都新宿区では、児童の氏名と学級名に限り、保管と廃棄の手順を定めたうえで、保護者の同意なく提供することを区の審議会が認めています。
• 愛知県春日井市では、市立学校15校が保護者の同意なく児童の個人情報をPTAに提供していたことが2026年2月に公表されました。

どちらの自治体でも問題になりにくいのは、名簿を学校から受け取らず、入会届で本人から直接預かる形です。お住まいの自治体の扱いは教育委員会に確認してください。

取扱規則に入れる項目

1. 目的
2. 管理者と取扱者（会長と本部役員など）
3. 取得する情報と取得の方法（入会届による）
4. 利用目的（名簿の作成、会費の管理、活動の連絡）
5. 第三者への提供をしないこと（法令で認められる場合を除く）
6. 安全管理（保存場所、アクセスできる人、役員交代時の扱い）
7. 保存期間と廃棄
8. 開示・訂正・利用停止の求めへの対応
9. 漏えい等が起きたときの対応

見落としやすい点

• 役員交代時の写し：前年度の役員の手元に名簿のデータが残り続けるのが典型的な漏れ方です。引き継ぎ時に消去することを規則に書いておきます。
• グループチャットへの名簿の貼り付け：便利ですが、利用目的と保存場所の決まりから外れやすい使い方です。
• 入会届の記入欄と、規則の「取得する情報」をそろえる：入会届で聞いていない情報を名簿に載せないようにします。

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まとめて整えたい方へ：入会届と項目をそろえた個人情報取扱規則（全11条）と会員向けのお知らせ文を収めた「PTA見直しキット」があります。［詳しく見る］

※この記事は一般的な情報です。個別の状況での法的な判断が必要な場合は、専門家にご相談ください。

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