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PTA総会を書面決議・オンラインで行うには｜規約の書き方と案内文の文例

体育館に集まる総会をやめ、書面やオンラインフォームで議決するPTAが増えています。ただし、規約に定めがないまま書面に切り替えると、議決の有効性を後から問われることがあります。

規約の定め方は大きく2通り

公開されている事例から、代表的な定め方を紹介します。

1. 書面・電磁的記録で会員の過半数が同意したときに議決とする 横浜市立駒岡小学校PTAは、総会の開催が難しい場合に、書面または電磁的記録で全会員の過半数が同意の意思を示したときは総会の決議があったものとみなす、と会則を改めています。
2. 評議員会などの議決で総会の議決に代える 浦添市立浦西中学校PTAは、緊急その他やむを得ない場合に、評議員会の議決をもって総会の議決に代えられると定め、令和6年度の総会をこの方法で行っています。

「未回答は賛成とみなす」は入れるべきか

回答が集まりにくいため、未回答や白票を賛成とみなす定めを置くPTAもあります（駒岡小学校PTAの例）。ただ、任意加入への移行など意見が分かれる議案では、「黙っていたら賛成にされた」という不満につながりやすい定めです。回答した会員の賛否で数え、回答期限と結果の公表方法を先に示す方が、理解を得やすくなります。

案内文に入れること

1. 書面で議決する根拠（規約第〇条）
2. 議案（別紙）
3. 回答方法（紙・オンラインフォーム）
4. 回答期限
5. 結果の公表日と方法
6. 質問の受付期限と、質問への回答の公表方法

注意点

• 規約改正そのものを書面で議決する場合は、現行の規約に書面決議の定めがあるかを先に確認してください。
• オンラインフォームでは、1会員1回答になるよう、回答者の確認方法を決めておきます。

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