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PTA会計の決算書の書き方｜収入・支出の科目と、次年度繰越金・監査報告まで

PTAの会計担当になると、年度末に決算書を作り、会計監査を受けて、総会で報告します。初めてだと「どの科目で分ければいいか」「繰越金はどこに書くか」で迷いがちです。この記事では、公開されているPTAの総会資料を参考に、決算書の基本の形と作る順番を紹介します。

決算書の基本の形

決算書は「収入の部」と「支出の部」の2つの表で作り、それぞれに予算額・決算額・差額の列を並べるのが一般的です。

収入の部

科目	予算額	決算額	差額	備考
会費				〇〇円×〇世帯
前年度繰越金
雑収入（預金利息など）
合計

支出の部

科目	予算額	決算額	差額	備考
活動費（〇〇委員会）
事務費（印刷・消耗品）
通信費（連絡アプリなど）
予備費
合計

最後に「収入合計 − 支出合計＝次年度繰越金」を1行で示します。

科目の名前はPTAによってさまざまです。たとえば横浜市立新吉田小学校PTAの令和8年度総会議案書では、収入に「前年度繰越金」「会員会費」「助成金」「その他の収入」「預金利息」、支出に「事務事業費」「学校運営協力費」「慶弔費」「周年行事積立金」「予備費」などを立てています。大事なのは、予算書と決算書で科目をそろえることです。科目がずれると、予算どおりに使ったかを会員が比べられません。

作る順番

帳簿を締める：年度末日までの入出金をすべて帳簿に記入し、帳簿の残高と通帳の残高（手元の現金があればそれも）が一致することを確かめます。
科目ごとに集計する：帳簿の各行を科目に振り分け、科目ごとの合計（決算額）を出します。
予算額と並べて差額を出す：差額が大きい科目は、理由を備考に1行書いておくと、総会で質問されたときに答えやすくなります（例：「〇〇の行事を中止したため」）。
次年度繰越金を確定する：収入合計から支出合計を引いた額が、年度末の通帳残高（＋現金）と一致することを確かめます。この額が、次年度の予算書の「前年度繰越金」になります。
会計監査を受ける：帳簿・通帳・領収書を監査担当に渡し、確認を受けます。

会計監査報告の書き方

監査報告は、決算書の次に短い文章で載せます。

令和〇年度の会計について、帳簿・通帳・領収書その他の証拠書類を監査した結果、収支は正確かつ適正に処理されていることを認めます。

令和〇年〇月〇日会計監査〇〇〇〇　会計監査〇〇〇〇

公開されている総会資料でも、静岡県立焼津中央高等学校PTAの令和8年度資料では「監査の結果、適正であったことを認めます。」という簡潔な文言が使われています。監査で指摘があった場合は、「〇〇について、次年度から〇〇とするよう申し送りました」と1行添えると、次の役員への引き継ぎにもなります。

つまずきやすいところ

繰越金が多すぎる：使い道の決まっていない繰越金が毎年積み上がると、会費の額が適切かを問われることがあります。自治体の監査でも、補助対象団体の決算書で多額の繰越額が指摘された例があります（八千代市監査公表第9号、2019年）。周年行事などに使う予定があるなら「〇〇積立金」として科目を分け、目的を書いておきます。
領収書のない支出：レシートを紛失した場合は、支払った日・相手・金額・理由を書いたメモに担当者が署名して代わりにする、などの扱いを役員会で決めておきます。
会計処理や税務の判断：自治体や学校から会計の手引きや指導がある場合は、そちらを優先してください。

決算書は引き継ぎ書類でもある

決算書と監査報告は、次の役員が予算を立てるときの一番の材料です。引き継ぎ表の「会計」の欄に、決算書の保存場所と、通帳・帳簿・領収書の受け渡し日を書いておきます（記事「PTA役員の引き継ぎ」）。

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出典

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